Help, ik verhuis met mijn bedrijf! Wat doe ik om mijn IT draaiende te houden?

Of het nu gaat over een verhuis naar twee straten verder, richting de andere kant van de stad of zelfs naar een ander land, het kan zowel een spannende als stressvolle ervaring worden. Buiten het feit dat er op logistiek vlak het een en ander geregeld moet worden, is het van cruciaal belang dat ook de IT-infrastructuur operationeel blijft. Dit om de continuïteit en productiviteit van jouw bedrijf te waarborgen. Hieronder vind je alvast een “10 punten guideline” om je IT vlot te laten draaien tijdens de overgang.

1. Maak een plan en plan vooruit

We hebben het hier over een “IT-verhuisplan”. Hoe ga je hiermee aan de slag? Breng eerst cruciale onderdelen in beeld zoals internetconnectiviteit, de verhuis van hardware, installatie van software en gegevensmigratie. Nadien maak je een inschatting hoeveel tijd je nodig hebt voor alles en welke middelen hiervoor nodig zijn, om zo min mogelijk hinder te veroorzaken richting jouw werknemers.

2. Geef de huidige IT installatie “een score”

Ga de huidige IT-infrastructuur na, inclusief hardware zoals computers, servers, netwerkapparatuur maar ook de huidige softwarelicenties. Wat moet er verhuisd worden? Wat kan een upgrade gebruiken? Wat moet eventueel volledige vervangen worden? Deze stap kan je helpen met inzicht te krijgen in de kosten en met prioriteiten te bepalen.

3. Coördineer met je IT-partners

Is je bedrijf afhankelijk van externe IT-providers en/of leveranciers? Informeer hen dan ruim op voorhand over de verhuis. Stem zo goed mogelijk af met hen voor een zo soepel mogelijke overgang van diensten zoals internet, IT-ondersteuning en eventueel clouddiensten. Zo heb je ook meteen de mogelijkheid om hen te vragen voor specifieke vereisten of uitdagingen waar je eventueel tegenaan loopt.

4. Een niet onbelangrijke stap: beveilig je gegevens!

Misschien wel dé belangrijkste stap om rekening mee te houden is de beveiliging van je gegevens tijdens een verhuis. Wees zeker dat je op voorhand een back-up maakt van alle belangrijke data. Dit kan op verschillende manieren gebeuren zoals met behulp van de cloud of eventueel met externe harde schijven. Zorg dat gevoelige informatie niet toegankelijk is voor onbevoegden tijdens het transport en ga altijd na dat je gegevens met zekerheid hersteld kunnen worden wanneer nodig.

5. Het beheer van internet- en netwerkinstellingen

Het testen van de netwerkinfrastructuur op de nieuwe locatie alvorens de verhuis is waarschijnlijk een goed idee. Zo kan je eventuele issues al tackelen voor al de rest erbij komt kijken. Nadien neem je contact op met je ISP’s om er zeker van te zijn dat je op je huidige, als op de nieuwe locatie een ononderbroken internetverbinding hebt. Check factoren zoals bandbreedtevereisten, netwerkbeveiliging en redundantie.

6. De coördinatie van de hardware

Wanneer het duidelijk is wat er mee verhuisd moet worden van hardware, zorg je dat je alles labelt en goed verpakt. Dubbelcheck zeker de breekbare en fragiele items die tot je hardware behoren. Coördineer indien nodig met speciale verhuisfirma’s en IT-specialisten om deze delicate items te behandelen.

7. Het opzetten van de IT-infrastructuur op de nieuwe locatie

Wanneer aangekomen op de nieuwe bedrijfslocatie, kan je best prioriteit geven aan het opzetten van de essentiële IT-infrastructuur. Denk hierbij aan het configureren van alle netwerkapparaten, het aansluiten van de computers op het netwerk en het (her)installeren van alle software. Test nadien alles grondig zodat je er zeker van bent dat alles correct functioneert zodat de werknemers hun normale werkzaamheden kunnen hervatten wanneer ze toekomen.

8. Contactgegevens bijwerken

Ook een niet te missen stap in alle drukte van de verhuis, het aanpassen van je contact gegevens! Als eerste werk je de adresgegevens bij op je website, e-mailhandtekeningen en alle andere platforms waar je adres getoond wordt. Breng nadien ook klanten, partners, leveranciers, .. op de hoogte van je nieuwe adres door middel van diverse communicatiekanalen zoals e-mail, maar ook sociale media is een handige tool om hier in te zetten!

9. Ondersteun je werknemers

Voor je werknemers is het waarschijnlijk een hele aanpassing om te werken vanuit een nieuw kantoor. Ondersteun hen door bijvoorbeeld trainingen aan te bieden of rijk andere hulpmiddelen aan om hen gewoon te maken aan eventuele nieuwe tools of richtlijnen waar ze mee om moeten gaan.

10. Hou een oogje in het zeil

Wanneer de verhuis achterwege is, vergeet dan niet om alle prestaties van de IT-systemen een tijdje te blijven monitoren. Zo kan je blijvende problemen of aspecten die voor verbetering vatbaar zijn in de gaten houden en opvolgen. Verzamel zeker ook input bij de werknemers over hun ervaringen en gebruik deze om alles te finetunen.

Puntje bij paaltje, verhuizen met het bedrijf betekent niet noodzakelijk ook een verstoring van je (IT)-activiteiten. Met een zorgvuldige planning, coördinatie én uitvoering, kan je heel wat tijd (en stress) besparen en zorgen voor een soepele overgang!