Managed Document Services met Kyocera

5 stappen naar een gestroomlijnd documentbeheer

Met Kyocera MDS behaalt uw bedrijf aanzienlijke voordelen. Met vijf zorgvuldig ontworpen fases, elk volledig aangepast aan de unieke vereisten van uw bedrijf optimaliseren wij uw volledige documentomgeving.

Deze fases zijn: Evaluatie, Ontwerp, Implementatie, Beheer en Optimalisatie.

Stap 1: Evaluatie

De eerste stap bestaat uit het verzamelen van gegevens en inzicht krijgen in uw onderneming. Hierbij wordt een professionele beoordeling van uw totale documentomgeving uitgevoerd – van een controle van uw printerpark tot aan financiën, printvolumes en energieverbruik. Tijdens onze beoordelingsfase worden met diepgaande analyses, gesprekken alle punten binnen uw organisatie uitgelicht die zorgen voor verspilling en een te lage productiviteit. Het resultaat is een duidelijk rapport waaruit exact blijkt waar geld kan worden bespaard en processen kunnen worden geoptimaliseerd. Zo ontvangt u een volledig overzicht in uw operationele processen, met een focus op:

Kosten: waar wordt precies geld verspild?
Workflows: kan de productiviteit worden verbeterd?
Documenten: hoe efficiënt worden ze beheerd?
Invloed op het milieu: waar kan op energie en resources worden bespaard?

Stap 2: Ontwerp

Tijdens de ontwerpfase draait alles om uw onderneming: grootte, budget, prestatievereisten en huidige zwakke plekken. De oplossing wordt voor u op maat gemaakt, de ideale combinatie van hardware, software en procesontwikkeling. Op basis van de resultaten van fase 1 maximaliseren we uw Return On Investment door ons te concentreren op:

Printerpark ontwerp: we beoordelen alle aspecten van uw uitvoeromgeving; van wat de meest geschikte hardware is tot aan de optimale positionering voor uw processen.
Ontwerp van de oplossing: hoe kunt u uw processen, systeemcontrole, resource-efficiëntie en documentveiligheid optimaliseren?

Stap 3: Implementatie

Tijdens de implementatiefase besteden wij veel aandacht aan de begeleiding van het gehele (verander)proces. Hiervoor wordt er een projectmanager aan u toegewezen die u en uw onderneming begrijpt. Bovendien worden alle werkzaamheden uitgevoerd door gekwalificeerde technici. Van de installatie van hardware en software tot logistiek en personeelstraining, onze ervaring zorgt voor kant-en-klare oplossingen en een soepele overgang naar de nieuwe omgeving. Hierbij wordt veel aandacht besteed aan de menselijke aspecten van implementatie waardoor de oplossing direct kan worden gebruikt en de acceptatie, productiviteit en tevredenheid van de gebruikers wordt vergroot.

Professioneel verandermanagement: gespecialiseerde aanpak en begeleiding met constante voortgangsrapporten.
Gekwalificeerde ingenieurs en -technici: voor hardware- en software-installatie.
Opleiding: ondersteuning van gebruikers en helpdesk om fouten en downtime te elimineren.
Flexibele logistieke planning: implementatie op een specifiek tijdstip, buiten kantooruren of zelfs in het weekend.
Opslag & verwijdering: veilig, efficiënt en conform de wettelijke vereisten.

Stap 4: Management

We stoppen niet zodra alles is geïnstalleerd en functioneert maar blijven uw gehele documentomgeving beheren, zodat de prestaties optimaal blijven en tijdrovende alledaagse problemen worden opgelost. Om u ervan verzekeren dat u het maximale uit uw nieuwe infrastructuur haalt leveren we gerichte ondersteuning voor hardware en software, zowel op afstand als ter plaatse.

Onderhoud: uitgebreide service zorgt voor een maximale uptime.
Op afstand monitoren: proactieve ondersteuning.
Ondersteuning: IT-professionals maximaliseren de prestaties en betrouwbaarheid van hardware en software op afstand of op locatie.
Regelmatige prestatiebeoordelingen: nauwkeurige managementinformatierapporten zorgen voor volledig inzicht en tevredenheid..

Stap 5: Optimalisatie

Net als uw onderneming staan ook uw print- en documentbehoeften nooit stil. Vandaar dat we continu toezicht houden op uw vloot en processen om mogelijkheden te ontdekken die geld besparen of prestaties verbeteren. Onze regelmatige beoordelingen van uw outputomgeving, printvolume en processen bieden u constante transparantie en controle. Bovendien kunt u zien of we de overeengekomen doelstellingen realiseren en een duidelijk rendement op uw investering genereren.

Kwantificering van voordelen: door continue uptime- en optimalisatieanalyses laten we de meetbare voordelen zien.
Doorlopende optimalisatie: we zorgen ervoor dat uw outputomgeving altijd perfect is afgestemd op uw vereisten.
Verminderde carbonfootprint: door uw energieverbruik te analyseren, helpen we u ervoor te zorgen dat duurzaamheidsdoelen worden gehaald.

Samen de juiste oplossing zoeken voor uw bedrijf? Wij bij AppSys staan voor u klaar.

Contacteer ons via onderstaand contactformulier en wij nemen spoedig contact met u op.