Communicatie na de pandemie

Een uitdaging voor de moderne werkplek

Het nieuwe normaal. Het is een term die u misschien vaak hebt gehoord de afgelopen tijd, maar waarschijnlijk niet in positieve zin. De term doet eerder denken aan een combinatie van allerlei onhandige oplossingen die eigenlijk gewoon niet goed genoeg werken.

Op de werkplek is nog heel veel onzeker, in ieder geval op de korte termijn. Maar één ding weten we wel: de versnelde digitale transformaties die veel organisaties in de afgelopen 12 maanden hebben meegemaakt, zijn blijvend.

De moderne werkplek zal alleen nog maar verdere ontwikkelingen zien op het gebied van communicatie en samenwerking. En dankzij diverse tools in de Microsoft 365-stack is de juiste technologie niet alleen breed beschikbaar, maar ook nog eens schaalbaar, flexibel en gebruiksvriendelijk.

Een communicatierevolutie

De lockdown heeft laten zien dat thuiswerken, werken op afstand en hybride werken écht werken. Medewerkers kunnen gemakkelijk in contact blijven met collega's en klanten, dus waarom zouden bedrijfseigenaren nog bezwaar maken? Fysieke ontmoetingen zijn bovendien heel eenvoudig vervangen door gegevens gestuurde communicatiemethoden.

Maar niet alle problemen zijn hiermee opgelost. Denk aan kapitaaluitgaven (behoefte aan nieuwe apparatuur), netwerkcapaciteit (als alle gebruikers toegang nodig hebben), online beveiliging, GDPR-naleving en andere obstakels die gepaard gaan met werken in de cloud of on-premises.

De 'communicatierevolutie' brengt ook een nieuw probleem met zich mee: het groeiende aantal tools, producten en services die we nodig hebben voor realtime communicatie en samenwerking.

Dat is zowel voor KMO’s als voor grote ondernemingen een belangrijk probleem. Waarom? Veel van die producten of services bieden weliswaar bepaalde integratiemogelijkheden (bijvoorbeeld voor videovergaderingen, audiogesprekken, berichten, informatiebeheer en het delen van documenten), maar een alles-in-één-platform is zeldzaam. En als u al een platform vindt dat in al uw behoeften voorziet, gaat er nog een heel leerproces aan vooraf voordat u er effectief mee kunt werken.

Toekomstbestendige oplossingen kiezen

Hoewel de coronacrisis voor een digitale versnelling heeft gezorgd, staan veel bedrijven nog maar aan het begin van dit traject. Toen de oproep kwam om zoveel mogelijk thuis te werken, zijn bedrijven razendsnel gemigreerd naar de cloud. Zo'n snelle omschakeling is absoluut haalbaar gebleken. Maar aan de andere kant zijn veel bedrijven nu pas de risico's van die snelle overgang aan het beoordelen.

Belangrijk om niet te vergeten is dat ook de bedrijfsbehoeften blijven veranderen. Als bedrijven een softwarekeuze moeten maken, moeten ze dus toekomstbestendige oplossingen vinden, die met het bedrijf mee groeien en veranderen.

Het nieuwste van het nieuwste is niet altijd de beste keuze. Flexibiliteit en schaalbaarheid zijn twee cruciale kenmerken. Dan komt u al snel uit bij een SaaS-platform: een service in de cloud waartoe iedereen (met de juiste rechten) overal en op elk apparaat toegang heeft.

De opkomst van Microsoft Teams

Een platform dat het nog steeds goed doet, is Microsoft Teams. Het communicatieplatform van deze techgigant biedt verschillende essentiële functies voor de moderne werkplek:

• Chat: communiceer en werk samen met uw team
• Scherm delen en opnemen: deel uw scherm en neem vergaderingen op
• Videovergaderingen: houd audio- of videovergaderingen met een ander teamlid of een hele groep
• Livegebeurtenissen: start een realtime vergadering voor uw team, publiek of klanten

Aangezien dit een SaaS-product is, hebben gebruikers met een licentie altijd toegang tot de recentste, ondersteunde versie van de software. Updates worden digitaal uitgerold, zodat medewerkers gemakkelijk kunnen blijven samenwerken en communiceren.

Maar het grootste voordeel is misschien wel dat Teams deel uitmaakt van Microsoft 365. Daardoor kan Teams eenvoudig worden geïntegreerd met alle kantoorsoftwareprogramma's die iedereen al kent: Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Outlook, enzovoort. Vergeet dat ingewikkelde leerproces. Met Teams werkt u gewoon verder binnen de vertrouwde interface van Microsoft.

Een blik op de toekomst

Ook in de toekomst gaan we nieuwe ontwikkelingen zien in technologie voor communicatie en samenwerking. 3D-technologie en geavanceerde virtual reality (VR) kunnen video vergadersoftware verbeteren en hier nieuwe dimensies aan toevoegen. Maar op dit moment hebben die functies nog geen grote meerwaarde voor de manier waarop we communiceren.

Kwesties als capaciteit, stabiliteit en wachttijd staan hoger op het prioriteitenlijstje: allemaal dingen die in de back-end moeten worden opgelost. Teams gebruikt echter het wereldwijde netwerk van Microsoft Azure om gebruikers met elkaar in contact te brengen.

Aangezien Microsoft met duizenden internetproviders samenwerkt, wordt het aantal keren dat informatie tussen netwerken moet schakelen beperkt. Dat betekent een betere kwaliteit van online vergaderingen voor de gebruiker.

Wat kunnen wij voor u betekenen

Als expert op het gebied van de moderne werkplek én als Microsoft partner, hebben we nauwe banden met Microsoft in België en zijn we altijd op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen in hun oplossingen voor de moderne werkplek. Bovendien gebruiken we hun producten zelf al jaren, zowel on-premises als in de cloud.

Als specialisten op het gebied van services, staan onze sales- en ondersteuningsteams voor u klaar. Ze vertellen u graag alles over de beschikbare oplossingen en adviseren u over de beste manier om Microsoft Teams en de bredere Microsoft 365-stack te gebruiken.

Neem contact op met Dirk Haex, Microsoft Consultant bij AppSys, via marketing@appsysictgroup.com voor meer informatie, om een assessment/audit te plannen.